Spotkania biznesowe są nieodłącznym elementem prowadzenia firmy. Nawet w czasie pandemii, gdzie bezpośrednie kontakty zostały trochę ograniczone, trudno wyobrazić sobie, że da się z nich całkowicie zrezygnować. Zwłaszcza w trakcie rekrutacji, dopinania umowy z klientem lub kontrahentem, czy też ze współpracownikami i zespołem firmowym.
W dzisiejszym wpisie mamy dla Was kilka praktycznych porad jak sprawić, aby spotkania biznesowe nie okazały się stratą czasu.
Spotkania biznesowe – czy naprawdę są potrzebne?
Wszyscy, niezależnie czy organizujemy spotkanie biznesowe, czy też bierzemy w nim udział, mamy jeden wspólny cel. Chcemy, aby przyniosło efekty związane z celem jakie mu przyświeca. W idealnym świecie, takie spotkanie kończy się konkretnymi ustaleniami, a czas jaki poświęcimy na rozmowę jest konstruktywny i przybliża nas do porozumienia. W rzeczywistości jednak często bywa inaczej. Spotkaliśmy się z opinią, że są stratą czasu i wiele przedsiębiorców raczej ich unika. Tymczasem nie jest to najlepsze podejście, zwłaszcza że w pewnych sytuacjach, po prostu nie jesteśmy w stanie ich zastąpić inną formą.
Często jest tak, że nasi potencjalni klienci i kontrahenci zanim podpiszą z nami umowę o współpracę, chcą się spotkać. Poznać lepiej ludzi, którzy stoją za daną firmą. Nie ma w tym nic dziwnego. Wręcz przeciwnie – to naturalne, że nawiązując współpracę trzeba osobiście omówić pewne niezbędne detale, ustalić poszczególne etapy projektu, domówić szczegóły, które wymagają dyskusji i wymiany poglądów. Oczywiście część ustaleń można przeprowadzić zdalnie – mailowo i telefonicznie. Natomiast dotyczy to raczej pierwszego kontaktu, pierwszych informacji, a mniej tematów wymagających wypracowania wspólnego stanowiska.
Spotkania mają jeszcze jedną ważną funkcję, którą trudno jest zlekceważyć. Nie tylko pozwala ustalić detale współpracy ale przede wszystkim ułatwiają budować relacje biznesowe.
Warto jednak pamiętać, że wiele zależy od tego jak spotkanie zostanie przeprowadzone. W końcu obie strony mają jakieś założenia, biznesowe cele które przyświecają rozmowie. Mało kto chce się spotkać tylko po to, aby napić się dobrej kawy w miłym towarzystwie, prawda? Przygotowaliśmy kilka praktycznych porad i wskazówek jak możecie zwiększyć szanse, na to aby spotkanie biznesowe nie okazało się stratą czasu.
Jak sprawić, aby spotkania biznesowe nie były stratą czasu?
W teorii, zasad savoir-vivre’u, których warto przestrzegać w biznesowym świecie jest naprawdę sporo. Nie wszystkie z nich mają jednak praktyczne zastosowanie i rzeczywiste znaczenie. Zwłaszcza w kontekście dzisiejszego tematu. Dlatego dziś przedstawiamy tylko kilka wybranych, które naszym zdaniem są najważniejsze. To kilka wskazówek, które zadecydują o tym, czy spotkanie będzie efektywne i udane dla obu stron. Część z nich jest Wam z pewnością znana, a inne mogą Was trochę zaskoczyć. Zacznijmy od podstaw.
Po pierwsze organizacja
Jeśli po Waszej stronie stoją kwestie organizacyjne, to Wy jesteście inicjatorami spotkania, musicie je solidnie przygotować. Chodzi o zorganizowanie odpowiednich warunków ale też przebiegu rozmowy. Wiele zależy tu od celu spotkania, jego formy, ilości zaproszonych gości – od tego powinna zostać uzależniona skala przygotowań. Im większe ma znaczenie, tym więcej kwestii trzeba zaplanować. Powinno mieć to odbicie w organizacji merytorycznej. Owszem, ważne jest przygotować miejsce, tak aby nikt i nic nie przeszkadzało w swobodnej rozmowie. Jednak to co jest najważniejsze to organizacja merytoryczna. Konieczne jest dokładne ustalenie agendy i tematów. Dobrą praktyką jest podzielenie planu spotkania na poszczególne etapy spotkania. To pozwoli Wam zapanować na jego przebiegiem, określić priorytety, a tym samym zwiększyć szansę na korzystny finał.
Inną skuteczną praktyką jest przygotowanie zawczasu materiałów dla uczestników spotkania. Zwłaszcza jeśli spotkanie służy omówieniu jakiegoś projektu, konkretnego tematu warto przygotować niezbędne informacje. Materiały wraz z agendą wysłane na przykład dzień przed planowaną rozmową, znacznie poprawiają efektywność i skracają czas samego spotkania. Łatwiej o zachowanie meteorytyki i konkrety. Uczestnicy mogą zapoznać się z nimi z wyprzedzeniem, wyrobić sobie opinię, przygotować się odpowiednio.
Warto też pomyśleć, o zrobieniu researchu przed spotkaniem. Wykazanie się inicjatywą, przygotowanie się do rozmowy skróci czas na zbędne wątki, a przy okazji będzie też dowodem, że poważnie do niego podchodzicie. Dzięki temu będziecie mogli też łatwiej dopasować się do swojego rozmówcy zarówno merytorycznie, jak i organizacyjnie.
Po drugie – miejsce spotkania
Często miejsce spotkania będzie decydować o jego przebiegu. Jeśli chcemy przeprowadzić poważną rozmowę, omówić delikatne, poufne tematy biznesowe, musimy stworzyć odpowiednie warunki. Jeśli spotkanie odbywa się w naszej siedzibie firmy będzie to szczególnie istotne, bo buduje to nasz wizerunek i profesjonalizm. Ważne też, aby sala była odpowiednio wyposażona, bez problemu mieściła wszystkich zaproszonych gości i zapewniała komfortowe warunki. Ważne będzie przygotować też niezbędny sprzęt. Głównie po to, aby uniknąć problemów w trakcie rozmowy. Szkoda byłoby gdyby spotkanie zostało zaburzone przez niedziałający internet, rzutnik, albo brak odpowiedniej ilości krzeseł. Jeśli nie jesteśmy w stanie ich zapewnić w naszym biurze, warto wynająć odpowiednią salkę konferencyjną. Koszt wynajmu staje się wtedy inwestycją.
Po trzecie – punktualność
Absolutna podstawa. Na tyle oczywista, że głupio wręcz o niej wspominać. Nadal jednak nie wszyscy dostrzegają wagę i znaczenie punktualności. Nie chodzi tylko o kwestie organizacyjne, czy pokazanie szacunku do rozmówcy. Można powiedzieć, że punktualnością budujecie własny wizerunek. To w zasadzie pierwszy aspekt, który może wywołać pozytywne wrażenia albo zniechęcić już na samym wstępie.
Czasami zdarzają się sytuacje awaryjne i losowe, na które nie mamy wpływu. Ale w wielu przypadkach wystarczy odrobina wyobraźni, aby ich uniknąć. Czasem wystarczy wyjść 10 minut wcześniej. Tak na wszelki wypadek. A jeśli wydarzy się coś co utrudni Wam pojawienie się o ustalonej porze, bardzo ważne jest poinformować o tym drugą stronę. Taki telefon z wyjaśnieniem, przeprosinami i określeniem realnego czasu dotarcia jest w stanie przykryć negatywne odczucia osoby, która na Was czeka.
Po czwarte – sposób mówienia i mowa ciała
To w jaki sposób się przywitacie, w jakiej pozycji będziesz siedzieć w trakcie spotkania ma znaczenie. Nawet jeśli wyda Wam się to nieistotnym detalem. Jedni zwracają na to większą uwagę, inni mniejszą. Tego zazwyczaj nie wiemy, wiemy natomiast, że mowa ciała zdradza nasze uczucia, nastawienie, intencje. Dobrze będzie poznać choćby podstawowe zasady. Sam uśmiech czasami nie wystarczy (choć oczywiście jest wskazany!). Patrząc na to z drugiej strony – warto poprawnie odczytywać sygnały jakie wysyła język ciała, aby samemu też wysyłać odpowiednie komunikaty do odbiorcy. A skoro jesteśmy przy komunikacji.
W trakcie spotkania biznesowego nie tylko ważne jest to co mówisz, ale też jak mówisz. Tak jak w przypadku mowy ciała, sposobem mówienia wysyłamy określone sygnały. Postarajcie się mówić spokojnie, nie wchodzić w zdanie rozmówcy. Mówcie rzeczowo i konkretnie, ale możecie też pozwolić sobie na jakiś żart, dygresję. Najlepszą strategią jest wyważenie merytoryki i swobody. Zbyt nonszalancki ton będzie drażniący, zbyt poważny też może okazać się nie skuteczny. Trzeba znaleźć złoty środek, tak aby spotkanie było efektywne, nastawione na cel ale jednocześnie po prostu przyjemne. Konwersacja jest pewnego rodzaju sztuką. Im bardziej ją zgłębimy, tym lepiej będziemy w stanie wykorzystać ją w praktyce.
Po piąte – zakończenie spotkania
Prawdziwe biznesowe spotkanie poznasz nie po tym jak się zaczyna, a po tym jak się kończy. Jeśli kiepsko się zakończy, cała Wasza praca i przygotowania pójdą na marne. Musisie zadbać o to, aby wszyscy uczestnicy wiedzieli jakie są główne wnioski po spotkaniu. Do tego jakie działania są omówione i już konkretnie zaplanowane.
Możecie sobie darować zakończenie w stylu: Czy ktoś na koniec ma jakieś pytania. Waszym zadaniem jest omówieniem ich w trakcie spotkania, a nie na sam koniec. Takie podejście doprowadza często do sytuacji, w której wszystkie informacje, ustalenia rozmywają się i tracą na wyrazistości. Warto natomiast podsumować najważniejsze punkty, podkreślić główne założenia i ustalić kolejne kroki. Być może od razu kolejny termin spotkania. Jeśli zadbaliście o jego jakość, druga strona z pewnością będzie chciała ustalić kolejny termin (o ile w ogóle jest taka potrzeba).
Wspomnieliśmy dzisiaj tylko o 5 ważnych kwestiach. Jeśli zauważyliście, że umknęły nam jeszcze jakieś istotne kwestie, które warto wziąć pod uwagę przy organizacji spotkania biznesowego – dajcie nam znać w komentarzach! Najczęstszym problemem przedsiębiorców przy okazji spotkań biznesowych jest brak czasu na ich odpowiednią organizację. Brakuje im czasu, aby pomyśleć o wszystkich istotnych aspektach. Najczęściej myślą o tym w dniu spotkania. Zachęcamy jednak do planowania z wyprzedzeniem, dzięki temu unikniecie wpadek, stresu i zwiększycie swoje szanse na szczęśliwy finał.
Jeśli chcecie zobaczyć jak wygląda dobre spotkanie biznesowe, najlepszy sposobem będzie kontakt z naszą firmą 🙂 Zwłaszcza jeśli interesuje Was temat outsourcingu i szukacie wsparcia określonych procesów w Waszej firmie. Chętnie opowiemy o możliwościach i korzyściach jakie daje współpraca. Dla nas to znacznie więcej niż biznes!
