Opublikowano 21 października 2019

Outsourcing może wydać się nowym i nieznanym określeniem, jednak jak się okazuje jest to nic innego jak powierzenie swoich obowiązków komuś innemu. Aktualnie outsourcing jest szeroko stosowany przez firmy, które przekazują swoje działy jak marketing czy księgowość w ręce firm zewnętrznych. Taki outsourcing usług pozwala na ogromny rozwój własnego biznesu. Twoim marketingiem mogą zajmować się specjaliści z firmy zewnętrznej, a wtedy Ty możesz skupić swoje zasoby na konkretnych celach i zmianach rynkowych.

 

Co to jest outsourcing?

 

 Outsourcing polega na wydzieleniu niektórych realizowanych przez Twoje przedsiębiorstwo procesów i przekazanie ich do wykonania wybranym podmiotom. Outsourcing może dotyczyć przykładowo Twojej księgowości, marketingu czy struktury informatycznej. Zazwyczaj klient ma do wyboru outsourcing pełny (np. cały dział marketingu) lub outsourcing selektywny (np. pojedyncze działania marketingowe jak prowadzenie mediów społecznościowych). Mając możliwość dopasowania usług, możesz w pełni zaspokoić potrzeby swojej działalności i wykorzystać jej potencjał.

“Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”
– twierdził Henry Ford.

 

outsourcing-usługi outsourcingowe-umowa outsourcingu

Dlaczego outsourcing?

 

Odpowiedź wskazuje badanie Information Week, przeprowadzone na 700 amerykańskich przedsiębiorstwach. ,,Jaki jest cel zastosowania przez państwa outsourcingu?”. Ponad 60% tych przedsiębiorstw odpowiedziało: oszczędność.

Jak widać usługi outsourcingowe mogą przynieść korzyści w postaci optymalizacji kosztów i oszczędności. Korzyści jest oczywiście więcej:

  • przewaga konkurencyjna – outsourcing usług pozwala skoncentrować się na kluczowych kompetencjach przedsiębiorstwa
  • poszerzenie zakresu swoich działań, oferty oraz zasięgu rynkowegooutsourcing-usługi outsourcingowe-umowa outsourcingu
  • rozłożenie ryzyka
  • szybsze zyski wynikające z restrukturyzacji
  • większa kontrola nad kosztami operacyjnymi
  • zmniejszenie kosztów operacyjnych
  • pozyskanie specjalistów i ekspertów z wybranych dziedzin

Korzyści, o których tutaj mowa grają pierwsze skrzypce w procesie rozwoju każdego biznesu.  W założeniu, Twoim celem jest realizacja firmowej misji      i skupienie się na kluczowych celach strategicznych. To zadanie jest utrudnione bądź niewykonalne, jeżeli nie masz odpowiednich zasobów ludzkich i finansowych. Outsourcing jest sprawdzoną metodą, która w takim wypadku może otworzyć Ci drogę do osiągnięcia Twoich celów i przejścia na wyższy etap.

Rodzaje outsourcingu

 

Firma outsourcingowa w Polsce wciąż jest czymś stosunkowo nowym. W naszym kraju dopiero pojawia się trend wprowadzania usług tego typu.  Wynika to z bardziej tradycyjnego podejścia przedsiębiorców do prowadzenia biznesu. Jednak rynki zagraniczne pokazują nam, jak obszar outsourcingu może wyglądać i jak najefektywniej z niego korzystać. Usługi outsourcingowe opierają się oczywiście na fundamentalnych procesach każdej firmy.

 

Outsourcing IT

czyli innymi słowy outsourcing informatyczny, pomoże Ci w zarządzaniu cała Twoją firmową siecią. Możesz pozyskać specjalistów, którzy zajmą się monitoringiem serwerów, administracją sieci, konfiguracją czy aktualizacją. Informatyka jest dziedziną, która wymaga specjalistycznej obsługi, w innym wypadku ryzyko jakie ponosisz jest ogromne. Twoje dane firmowe, dane twoich klientów, programy czy też firmowa strona internetowa muszą być stale strzeżone. Samo zatrudnienie pracowników przydzielonych do różnych zadań związanych ze strukturą informatyczną może okazać się naprawdę wyczerpujące finansowo. Dlatego duża większość firm decyduje się na outsourcing IT, dzięki któremu można zminimalizować koszta niemalże do minimum.

 

Outsourcing Marketingowy

jest kluczem do zbudowania silnego wizerunku Twojej marki. Marketing, jak uczy nas statystyka i analiza, przynosi efekty tylko przy zastosowaniu oryginalnej treści. Algorytm Google’a, który decyduje jakie strony mają mieć wysokie pozycje, patrzy w pierwszej kolei na jakość. Im więcej jakościowej i oryginalnej treści opublikujesz tym większy ruch pojawi się na Twojej stronie czy mediach społecznościowych i tym większą ilość potencjalnych klientów zyskasz. Problemem jest czas. Napisanie dobrego artykułu, stworzenie precyzyjnej kampanii marketingowej bądź przeprowadzenie niezbędnych analiz Twojej konkurencji potrafi być bardzo czasochłonne. Korzystając z outsourcingu możesz osiągnąć wyniki szybciej przy pomocy doświadczonych osób. Outsourcing działań marketingowych nierzadko jest koniecznością dla początkujących przedsiębiorców, którzy sami nie mają czasu, a muszą zwiększyć świadomość swojej marki wśród nowych odbiorców.

 

Outsourcing Księgowy

to niezaprzeczalna podstawa każdej działalności gospodarczej. Jest tak, ponieważ każda firma, niezależnie od wielkości nie może funkcjonować bez prowadzenia księgowości. To właśnie outsourcing księgowości da Ci największe pole do optymalizacji kosztów. Firma outsourcingowa może przeprowadzić analizę Twojej działalności i na podstawie tego dostosować dedykowane usługi. Zespół ekspertów będzie prowadził Twoje sprawy księgowe i kadrowe w sposób kompleksowy. Dodatkowym atutem może się okazać usługa wirtualnego biura, którą firmy outsourcingowe czasami świadczą. Nie musisz mieć fizycznej siedziby swojej działalności gospodarczej, żeby prowadzić biznes. Outsourcing twojej siedziby pozwoli Ci na o wiele tańszą i o wiele prostszą alternatywę.

 

Outsourcing Prawny

z kolei nie raz może okazać się ratunkiem. Jeśli chcesz uzyskać stabilną pozycję na rynku, Twój biznes musi spełniać wymogi prawne. Wsparcie prawnika w różnych dziedzinach prawnych przedsiębiorstwa, pomoże Ci w prowadzeniu przejrzystego biznesu co przekłada się na opinię klientów i pracowników. Przygotowanie i weryfikacja umów, ugód czy regulaminów. Obrona przed Sądem. Odszkodowania czy windykacja należności. To i wiele innych kwestii prawnych możesz trzymać pod okiem prawników firmy outsourcingowej. Outsourcing w kontekście prawa przyjmuje także nierzadko formę doradztwa. Korzystając z takich usług możesz uzyskać wsparcie w optymalizacji kosztów podatkowych, w odpowiedniej reakcji na regulacje rynkowe czy też w przekazywaniu w stosowny sposób Twoich informacji ofertowych i reklamowych w Internecie.

outsourcing-usługi outsourcingowe-umowa outsourcingu

 

Jak wdrożyć outsourcing?

 

Sam proces nie jest niczym skomplikowanym. Na początku trzeba przejść przez poniższe kroki  :

 

1. Analiza aktualnego stanu firmy i jej procesów

zanim powierzysz komuś wykonywanie jakichś czynności, określ dokładnie jakich zasobów Twój biznes potrzebował dotychczas na samodzielne funkcjonowanie. Zastanów się, czy samodzielne działania przynosiły pożądane skutki i jaki budżet pochłaniały. Na podstawie tego możesz określić swoje oczekiwania wobec ewentualnego dostawcy usług outsourcingowych.

2. Wybór firmy outsourcingowej

kolejny etap, który powinien być dokładnie przemyślany. Szukamy firmy, którą cechuje profesjonalizm i szerokie pole działania. Sam outsourcing jest pożądany jednak jeszcze lepiej dla Ciebie jeśli wszystkie usługi outsourcingowe, z których korzystasz były w jednym miejscu. Jeśli firma outsourcingowa będzie pełnić dla ciebie usługi, jednocześnie z księgowości, marketingu i informatyki, przełoży się to na efektywniejszą i płynniejszą współpracę a Tobie zapewni oszczędność czasu i pieniędzy. Wykonując jeden telefon będziesz mógł zarządzać wszystkimi działami swojej firmy.

3. Umowa outsourcingu

nosi też miano umowy nienazwanej. Powodem jest brak jej regulacji w prawie polskim. Jednak w praktyce prawnej i gospodarczej przyjęło się wyrażać tą umowę na kilka sposobów. Jednym z nich jest umowa zlecenia. Można także opierać się na umowie o dzieło aczkolwiek prawdą jest, że mamy tutaj dowolność w tworzeniu poszczególnych zapisów kontraktu. Umowie poświęca się stosunkowo dużą uwagę, ponieważ określa ona dokładnie wszelkie konsekwencje wynikające z niedotrzymania obowiązków dostawcy usług outsourcingowych. Przykładowy wzór umowy outsourcingu możecie zobaczyć tutaj (wzor_umowy_outsourcingowej).

4. Krok w kierunku nowego formatu

jest to etap stopniowego przygotowania firmy i jej zasobów do nadchodzących zmian. Zapewnij swojej firmie outsourcingowej odpowiedni dostęp do obszarów, które mają zostać wydzielone i upewnij się, że będziesz mógł sprawnie monitorować jej przyszłe postępy. Dodatkowo nie zapomnij o najważniejszym – swoich nowych możliwościach. Outsourcing zwolni Twój biznes z wielu czasochłonnych obowiązków, więc teraz już trzeba zaplanować cele, na które poświęcisz wszystkie swoje wolne zasoby. Określ nowy, większy obszar swoich działań oraz na nowo przemyśl cele strategiczne.

5. Wdrożenie

wisienka na torcie. Dokładnie obserwuj zmieniającą się kondycję swojej działalności. Zwracaj uwagę na płynność wymiany informacji na linii twój        biznes – firma outsourcingowa. Wyniki usług outsourcingowych powinny być jasno przedstawione na regularnych raportach. Pamiętaj też, że pierwsze parę miesięcy możesz potraktować jako okres próbny. W międzyczasie możesz dojść do wniosków, że jakieś usługi trzeba jeszcze skalibrować do Twoich potrzeb. Najważniejszą kwestią dla Ciebie jest teraz rozwój, w związku z tym skup się na rynku i swoich klientach. Częstą praktyką w tym okresie jest albo dążenie do zwiększenia jakości usług albo zwiększenie ilości pełnionych usług.

 

outsourcing-usługi outsourcingowe-umowa outsourcingu

Jak monitorować outsourcing?

 

Kwestią najbardziej wrażliwą jest jakość usług outsourcingowych, z których chcesz korzystać. Na pewno nie chcesz, aby Twoje wydzielone działy były źle zarządzane przez niekompetentną firmę outsourcingową. Dlatego zaistniało coś takiego jak Service Level Agreement (SLA). Jest to umowa, która określa poziom jakości wykonywanych usług. W umowie możemy umieścić parametry, które mają być spełnione. Przykładowe parametry to:

  • poziom usługi jak np. maksymalna ilość skarg klientów, które otrzymamy wskutek niejakościowych usług outsourcingowych.
  • czas reakcji czyli szybkość z jaką firma outsourcingowa wykona dla nas dane zlecenie
  • wyniki, które firma outsourcingowa zobowiązuje się osiągnąć

Jak widać mamy całkiem spore pole manewru, które pozwoli nam zabezpieczyć się przed ryzykiem związanym z nieodpowiednimi dostawcami naszej usługi outsourcingowej. Monitoring jest podstawą skutecznego outsourcingu i zapewni Ci lepsze spojrzenie na Twoje możliwości.

[BOX]Outsourcing, jak już pewnie zauważyliście, przynosi wiele efektów. Jest to usługa stworzona na miarę współczesnych potrzeb, które prędzej czy później pojawiają się u każdego przedsiębiorcy. Jest to klucz do rozwoju wielu firm. Nawet największe spółki są zmuszone do wydzielenia części swoich procesów, o ile chcą przejść na wyższy poziom. Ważne jest tylko dokładne zaplanowanie całego procesu i znalezienie odpowiedniej oferty, a rozwój Twojego biznesu, może być już tylko kwestią czasu. Zwracamy też uwagę na osoby, które żadnej działalności nie mają. Dla takich osób outsourcing może okazać się koniecznością.

Niezależnie od Waszej sytuacji zapraszamy do podzielenia się z nami Waszymi poglądami w tym temacie. Jeśli masz jakieś pytania, zostaw komentarz a odpowiemy na nie w przeciągu 1-ego dnia 🙂